„Tylko ten nie popełnia błędów, kto nic nie robi”. Tak brzmi słynne i moim zdaniem bardzo trafne powiedzenie Napoleona Bonaparte.
Czasami zdarza się, że w dokumentach przedłożonych zamawiającemu zdarzają się błędy lub klasyczne omyłki pisarskie i rachunkowe. Największe wątpliwości pojawiają się, gdy omyłki takie dotyczą m.in. treści gwarancji bankowej lub ubezpieczeniowej zapłaty wadium. Błąd ten zawiera się bowiem w dokumencie, który nie jest sporządzony przez wykonawcę, a przez odpowiedni bank lub ubezpieczyciela. Jak więc usunąć omyłkę lub powstałe wątpliwości?
Jako przykład omyłki pisarskiej wskazać można taką, która zdarza się we wszelkiego rodzaju dokumentach, w których podawane są konkretne kwoty, a mianowicie rozbieżność pomiędzy kwotą zapisaną liczbą a tą zapisaną słownie.
W przypadku zaistnienia wyżej wymienionej omyłki zamawiający powinien szczegółowo zbadać dokument zawierający omyłkę i na podstawie okoliczności danego przypadku stwierdzić, czy z powodu oczywistej omyłki nie doszło m.in. do rozbieżnego zapisu lub w zapisie słownym brakuje np. jednego słowa (m.in. tysięcy). Jeżeli zatem okoliczności danej omyłki przemawiają za tym, że doszło do oczywistej omyłki pisarskiej, w mojej ocenie obowiązkiem zamawiającego będzie wezwanie wykonawcę do wyjaśnienia takich wątpliwości. Podstawą do takiego wezwania powinien być art. 128 ust. 4 Prawa zamówień publicznych, z którego wynika, że zamawiający może żądać od wykonawców wyjaśnień dotyczących złożonych przez nich podmiotowych środków dowodowych lub innych dokumentów.
Kwestie omyłek w treści dokumentów załączonych do oferty, w tym w szczególności w treści gwarancji wadialnej, były przedmiotem wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 19 grudnia 2022 r. (KIO 3194/22), gdzie wskazano m.in.:
„Zamawiający pominął art. 128 ust. 4 ustawy Prawo zamówień publicznych […]”
„Bez znaczenia pozostaje okoliczność podnoszona przez Zamawiającego, że dokument gwarancji został wystawiony przez podmiot trzeci. Jak pokazuje przykład w niniejszym postępowaniu, Wykonawca zwrócił się do Gwaranta i uzyskał sprostowanie treści gwarancji. […]”
„Zamawiający nie wykazał, iż zbadał złożoną gwarancję ubezpieczeniową pod kątem celu, w jakim zostało złożone oświadczenie woli. Kwota, na jaką została zawarta gwarancja, została cyfrowo wskazana w gwarancji ubezpieczeniowej nr 280000201038, a ponadto kwota wskazana cyframi arabskimi została dodatkowo pogrubiona. Jak trafnie zauważył Odwołujący, pomiędzy kwotą wskazaną liczbą, a kwotą zapisaną słownie, nie istniały zupełne rozbieżności, a jedyna różnica polegała na omyłkowym pominięciu wyrazu „pięćdziesiąt”. Tym samym z łatwością dało się ustalić, iż prawdopodobnie przy słownym zapisie kwoty wadium, doszło do omyłkowego pominięcia słowa „pięćdziesiąt”. Racjonalnym jest założenie, że celem Wykonawcy było skuteczne wniesienie zabezpieczenia w wymaganej przez Zamawiającego kwocie.[…]”
Nawet w tak sformalizowanym postępowaniu jak postępowania w sprawie zamówienia publicznego mogą pojawić się w dokumentach wykonawcy pewne omyłki, które nie będą automatycznie przesądzały o odrzuceniu oferty, skoro jak wskazano w ww. orzeczeniu m.in. gwarancję zapłaty wadium z omyłką jej wystawca może poprawić. Po lekturze tego wpisu każdy wykonawca powinien pamiętać, że nie wszystkie błędy powodują problemy nie do rozwiązania.